Er is altijd meer dan één oplossingsrichting.

In mijn vorige column ‘doen we nog wel een oorzaakanalyse’ trachtte ik licht te werpen op het belang de échte oorzaak te achterhalen alvorens met een ‘oplossing’ aan de slag te gaan.

Maar springen naar ‘de oplossing’ is ook een valkuil. Vaak hebben we de neiging onze ‘favoriete’ of meest bekende oplossingrichting te kiezen. Die hangt natuurlijk samen met onze eigen ervaring en ook de voorkeuren van de opdrachtgever. Vaak is er al een vooringenomenheid, bijvoorbeeld: we hebben een nieuw informatiesysteem nodig’, of de structuur is niet in orde. Maar zelfs als de oorzaak of oorzaken helder zijn, is er altijd meer dan 1 oplossingsrichting, en vaak moeten die zelfs gecombineerd worden.

Een voorbeeld: begin jaren negentig deed ik een project waarbij het idee van de KLM was dat er een nieuw informatiesysteem voor het vliegtuigonderhoud door de KLM aan de Boeing 747 moest komen. Dat was op zich valide gedachte want de hardware (destijds een WANG computer) werd niet meer gesupport. Maar herbouw van de software zou zeer complex worden omdat het vliegtuigonderhoud een grote complexiteit aan taken kende. Grondoorzaak van de complexiteit lag in de grote afhankelijkheid van de duizenden onderhoudstaken, die voor het héle vliegtuig gepland werden door de stafafdeling Maintenance Engineering. Door echter het vliegtuig op te delen in een aantal ‘zones’ kon de complexiteit met een factor 100 worden gereduceerd, en aan zelfsturende de teams de verantwoordelijkheid worden gegeven 1 hele ‘zone’ zelf te plannen. De nieuwe software werd daarmee vele malen eenvoudiger, en de arbeidsproductiviteit en motivatie nam fors toe. Een nieuw systeem was dus maar 1 oplossingsrichting, eenvoudiger processen en meer verantwoordelijkheid op de werkvloer waren van groot belang.

Oplossingsrichtingen zijn er in principe op zeer uiteenlopende aspecten, denk aan:

• Product (minder variabelen)
• Proces (minder stappen)
• Taken/organisatie (minder schijven, betere afstemming)
• Een beter informatiesysteem (minder bewerkelijk, minder fouten)
• En vaak een veronachtzaamde factor: betere kennisoverdracht en training.

Na de oorzaakanalyse is dus een vrije verkenning en bepaling van de oplossingsrichtingen zinvol, evenals een combinatie daarvan om een duurzaam succes mogelijk te maken.