Het duurzaamheidsverslag: de teugels worden aangetrokken

Het duurzaamheidsverslag transformeert van een ‘papieren tijger’ in een stevig document dat door de accountant gecontroleerd gaat worden. Dat gebeurt al snel: het verslag over 2023 moet al aan de nieuwe eisen voldoen, dus per 1 januari 2023 moeten organisaties alle systemen op orde hebben! Dat wordt nog een hele klus, maar het biedt ook kans – voor het klimaat natuurlijk, maar zeker ook voor accountants en adviseurs.

De Europese Commissie (EC) maakt serieus werk van de Green Deal die ertoe moet leiden dat vanaf 2050 de Europese economie klimaatneutraal is. Een belangrijk wapen hierbij is organisaties binnen de Europese Unie te verplichten transparant te zijn over hun impact op het gebied van duurzaamheid. Op 21 april 2021 is de EC met het voorstel gekomen om grotere organisaties reeds over het kalenderjaar 2023 te verplichten een ‘duurzaam jaarverslag’ op te stellen dat gecontroleerd wordt door een extern accountant. Verwacht wordt, dat dit voorstel, dat de naam Corporate Sustainability Reporting Device (CSDR) heeft, binnenkort wordt aangenomen en dat medio 2022 de exacte richtlijnen bekend worden. Dat betekent kort dag voor de organisaties die met de verplichting te maken krijgen. Ook voor kleinere organisaties die nog buiten de publicatieverplichting vallen, is het goed dat zij vast nadenken over de impact van de richtlijnen. Op een gegeven moment zal CSDR ook voor hen gaan gelden, is de verwachting. En zij zullen wellicht binnenkort ook informatie moeten aanleveren als zij organisaties die verplicht zijn CSDR te volgen, tot hun klanten kunnen rekenen. Daarnaast zal het werk van grote aantallen adviseurs, accountants en werknemers van organisaties door CSDR beïnvloed gaan worden, iets wat overigens kansen biedt op omzet en werkgelegenheid.

Duurzaamheidsverslag verplicht

In eerste instantie is het nieuwe duurzaamheidsverslag verplicht voor beursgenoteerde organisaties en voor organisaties die aan twee van de volgende drie criteria voldoen: een omzet van meer dan € 40 miljoen euro, een balanstotaal van minimaal € 20 miljoen euro en tenminste 250 medewerkers. Deze organisaties moeten in het jaarverslag ook de volgende informatie rond duurzaamheid op gaan nemen:

• De organisatie moet duidelijk maken welke impact klimaatverandering op de organisatie heeft. Denk aan de afhankelijkheid van schaarse grondstoffen en vervuilende hulpbronnen.
• De organisatie moet duidelijk maken welke impact zij heeft op het klimaat en de maatschappij. Denk aan het verlies van biodiversiteit en schending mensenrechten.
• Informatie over de langetermijndoelstellingen op het gebied van duurzaamheid.
• Informatie over onder meer het intellectuele en menselijke kapitaal dat de organisatie creëert.
• Daarnaast moet de onderneming uitleggen wat de belangrijkste negatieve gevolgen en risico’s voor duurzaamheidsfactoren zijn die zijn gelinkt aan de eigen activiteiten, producten en services en de zakenrelaties van de onderneming, waaronder de toeleveringsketen.

Met name het laatste punt zorgt ervoor dat CSDR nu al relevant is voor kleinere organisaties

Leveren jullie producten die geproduceerd worden onder niet-duurzame omstandigheden (T-shirts gemaakt door kinderen, soja geteeld in een ontbost deel van de Amazone) dan heeft uw klant wat uit te leggen. De bedoeling is natuurlijk dat hij dat niet hoeft te doen en nu al kiest voor een duurzamer leverancier. Of in elk geval met bewijzen kan komen dat de toeleverancier hard werkt aan verbetering.

De check op het duurzaamheidsverslag

Een behoorlijk aantal organisaties publiceert een deel van de vereiste informatie al jaren, maar tot op heden viel dit niet onder de verplichte accountantscontrole. Dat gaat veranderen. Er komt de eis dat de accountant met een beperkte mate van zekerheid kan vaststellen dat het verslag een getrouw beeld van de werkelijkheid vormt. Dat klinkt als een lichte eis, maar vergis u niet: de accountant vraagt inlichtingen aan mensen in uw organisatie, maakt cijferanalyses en beoordeelt het proces dat leidt tot het opstellen van het verslag. Vervolgens wordt bepaald of de informatie in het verslag plausibel is.  Zo niet, dan geen goedkeuring. Bij een reguliere accountantsverklaring zouden ook andere controles plaatsvinden, zoals het controleren van in- en verkooptransacties, saldicontroles van rekeningen en bijvoorbeeld voorraadtellingen, maar die controles zijn op dit terrein niet geschikt. Binnen de bedrijfseconomische wetenschap zij we druk aan het nadenken hoe we ook de juistheid en volledigheid van een duurzaamheidsverslag kunnen controleren en verwacht wordt dat dit zich de komende jaren steeds meer zal uitkristalliseren.

Het nieuwe duurzaamheidsverslag. Hoe aanpakken?

Voor grote organisaties dringt de tijd enorm, want als je over 2023 moet gaan rapporteren, dan moet je op 1 januari van dat jaar al beginnen met het registreren van de relevante gegevens. Maar een deel van de informatie die grote organisaties moeten opnemen in hun duurzaamheidsverslag zullen zij opvragen bij hun toeleveranciers en als die het antwoord schuldig moeten blijven, heeft dat wellicht consequenties voor de goedkeuring van het verslag. Dus iedereen moet aan de slag.

Hoe pak je dat aan? Het volgende stappenplan is daarbij van nut.

• Bepaal welke functionaris/afdeling verantwoordelijk wordt voor het opstellen van duurzaamheidsverslag en stel vast of daar voldoende kennis voor aanwezig is. Zo niet school bij of koop de kennis extern in.
• Bepaal welke informatie moet worden opgenomen in het verslag c.q. gevraagd kan worden door afnemers. Volg hiervoor de publicaties van accountantskantoren, want op dit moment is nog niet alles bekend.
• Zorg ervoor dat de noodzakelijke gegevens die ten grondslag liggen aan de op te nemen informatie juist, tijdig en volledig worden vastgelegd. Dit doe je bijvoorbeeld door daar mensen voor verantwoordelijk te stellen en gegevensverwerkende systemen wellicht anders in te richten.
• Bepaal hoe en wanneer je de informatie uit het duurzaamheidsverslag analyseert en ervan leert. Als bijvoorbeeld gedurende het jaar duidelijk wordt dat een product, productieproces of toeleverancier een risico vormt op het gebied van duurzaamheid, dan is het verstandig om daar snel verandering en aan te brengen en niet te wachten tot dit zichtbaar wordt in het eindverslag.

Het lijkt erop dat de ‘papieren tijger’ die het voormalige MVO-verslag in veel gevallen was, transformeert in een nuttig instrument om echt te verduurzamen.

Dat het nog heel wat hoofdbrekens gaat kosten voordat er juist en zinvol gepubliceerd kan worden, valt te verwachten. Maar zie het positief: beter inzicht leidt tot betere beslissingen – zowel van het eigen management als van externe investeerder die nu beter zien welke organisaties op langere termijn overlevingskansen hebben. En natuurlijk kost de invoering veel geld – de EC en KPMG schatten in dat het grotere organisaties tienduizenden euro’s per jaar gaat kosten – maar daar tegenover staan natuurlijk inkomens van medewerkers en adviseurs die de werkzaamheden uitvoeren. Kortom, het nieuwe duurzaamheidsverslag biedt kansen, hoe je het ook bekijkt.

Theo van Houten is hoofddocent Bedrijfseconomie, onderzoeker en auteur van boeken op het gebied van duurzame bedrijfsvoering. Hij werkt voor de academie Financieel Economisch Management van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen.