Hoe organiseer je Holacracy?

Geïnspireerd werken in een energie gevende organisatie wordt door veel mensen tegenwoordig belangrijk gevonden. De vraag daarbij is: hoe organiseer je individuele inspiratie zo dat de organisatie duurzame resultaten realiseert, ingegeven door haar kerndoel? En hoe doe je dat op zo’n manier dat mensen in de organisatie ‘flow’ en gemak ervaren?

Wij constateren dat het tot op heden zelden lukt om besluitvorming, overleggen en besturing in organisaties geïnspireerd vorm te geven. Laat staan dat zij energie gevend bijdragen aan de vitaliteit van mensen en organisatie. Met name overleggen en vergaderingen kosten veel tijd en energie: bijna iedereen doet het veel – en vindt het vreselijk. Veelvoorkomende frustraties die wij horen, zijn o.a.: onhelderheid, egotrips, traagheid, slecht gebruik van aanwezige informatie, kennis en wijsheid, kwalitatief matige beslissingen en wantrouwen.

Wat is Holacracy?

Holacracy is een radicaal andere wijze van het besturen van teams en organisaties. De belangrijkste pijlers van Holacracy zijn:

1. Heldere rollen en verantwoordelijkheden
   Centraal staat het expliciet maken van impliciete verwachtingen. Zodat glashelder is wat een ieder te doen staat – en waar je van elkaar op mag rekenen. Geen functieomschrijvingen, maar dynamische rollen en verantwoordelijkheden die te allen tijde aangepast kunnen worden aan datgene wat de organisatie nú nodig heeft.
2. Continue verbetering: spanning is brandstof
   Spanning wordt in Holacracy gedefinieerd als: het verschil dat je ervaart tussen wat is en wat zou kunnen zijn. Hèt doel van Holacracy is om iedere spanning, bij wie of waar dan ook in de organisatie, snel en betrouwbaar om te zetten in betekenisvolle verandering – zolang het relevant en ondersteunend is voor het kerndoel van de organisatie. Met andere woorden: spanning is brandstof voor continue verbetering. Mensen in de organisatie zijn sensoren van spanning. Iedereen is van nature op eigen wijze afgestemd op een ander deel van de werkelijkheid, en neemt als sensor dus unieke spanningen waar.Door deze wijze van dynamisch sturen en continue verbetering ontwikkelt de organisatiestructuur op een natuurlijke wijze op basis van spanningen. Er is dus nooit meer een verschil tussen de formele, bedachte structuur en de structuur die daadwerkelijk functioneert.
3. Regelmatige en effectieve overleggen
   Holacracy maakt onderscheid tussen een Werkoverleg en een Roloverleg. Het Werkoverleg is een frequent overleg dat zich richt op het (operationele) werk in de organisatie. Het Roloverleg vindt minder vaak plaats en gaat over het werken aan de organisatie (organisatieontwikkeling). Beide overleggen hebben tot doel om blokkades in het (samen) werken, op te heffen.In het Werkoverleg worden huidige spanningen geagendeerd en in sneltreinvaart wordt onderzocht wat er nodig is om operationeel verder te kunnen. Kwesties die om aanpassing van het organisatieontwerp vragen, worden verplaatst naar het Roloverleg. Ervaring leert dat de agenda altijd helemaal behandeld kan worden, zelfs al zijn het 35 punten in een half uur!Ook in het Roloverleg draait het om spanningen. Diegene met een spanning doet een voorstel om deze op te lossen. Via een proces van Integrative Decision Making (IDM) wordt het voorstel al dan niet gewijzigd of aangenomen. Een voorstel kan in principe alleen verworpen worden als het de organisatie kan schaden en als het niet veilig is om het uit te proberen. Voorstellen worden dus vaak aangenomen. Het resultaat is: meer ondernemerschap, betrokkenheid en eigenaarschap in de organisatie.Kenmerkend voor de overleggen is dat er niet wordt gezocht naar perfectie, en spanningen worden altijd één voor één - dus met slechts één ‘eigenaar’ - behandeld. Zodra een voorstel werkbaar wordt geacht, is het aangenomen. Hoe klein de stap voorwaarts dan ook is, zo ontwikkelt de organisatie steeds verder. Gemaakte beslissingen zijn immers niet in beton gegoten en kunnen op ieder moment weer worden herzien, mits gegrond in een spanning die zich op dat moment werkelijk bij iemand voordoet.
4. Transparantie over voortgang en prioriteiten
   Planningen en deadlines zijn veelal gebaseerd op voorspellingen van de toekomst. De werkelijkheid gedraagt zich anders dan de planning, waardoor het idee van controle een illusie is. In Holacracy worden geen planningen of deadlines gemaakt, maar wordt er in kleine stapjes en met de informatie, kennis en wijsheid die er nu is dynamisch gestuurd. Dit vereist dat iedereen op ieder moment een volledig en actueel overzicht kan geven van de lopende projecten en acties die bij zijn/haar rol horen. Op verzoek kan iedereen aangeven welke prioriteit deze projecten en acties hebben, en wanneer deze naar schatting voltooid zullen zijn. Op deze manier laat het systeem zich aan zichzelf zien en kunnen eventuele spanningen snel worden waargenomen en verwerkt.

De impact van Holacracy

Waarschuwing!

Holacracy is zeer vrij èn zeer formeel. Zeker in het begin vraagt Holacracy om meer discipline dan de meeste mensen gewend zijn of dan dat zij zich kunnen voorstellen bij het organiseren van inspiratie. Bovendien: wat in meer traditionele manieren van organiseren heel gewenst gedrag is, is in Holacracy juist volstrekt contraproductief. Om Holacracy te praktiseren vraagt niet alleen veel aanleren, maar ook veel afleren. Het kost zeker een aantal maanden om te wennen aan Holacracy en de vruchten er werkelijk van te gaan plukken. Wanneer dit gebeurt, geeft het gegarandeerd een enorme impuls aan vertrouwen, daadkracht, helderheid, ondernemerschap en communicatie van een organisatie. Zó organiseer je inspiratie!

Herman Wijffels sprak onlangs over de bijzondere tijd van radicale verandering waarin we leven. Hij pleitte ervoor dat we ons er bewust van zijn dat evolutie een open, dynamisch en ook chaotisch systeem is. We moeten ons daarom zodanig organiseren dat we ruimte en openheid scheppen voor datgene dat zich aandient in de vorm van nieuwe ideeën en mogelijkheden. Oftewel: Wijffels nodigt uit om te organiseren voor emergentie. Holacracy creëert die ruimte.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron: SYNNERVATE Auteurs: Jasper Rienstra, Koen Bunders en Arjen Bos.