Procesoptimalisatie en Organisatie visie

Ik was laatst bij een bedrijf dat strak georganiseerd is. Tijdens mijn rondgang vertellen de medewerkers mij dat ze het veel te druk hebben om te starten met de geplande procesoptimalisatieslagen. De spoedklussen die bovenop het gewone werk komen zorgen ervoor dat er regelmatig een achterstand van één of twee dagen overblijft. De werkdruk is ongelijk verdeeld, medewerkers geven aan dat de één veel meer uitvoert dan de ander. Er zijn medewerkers die zich vakkundig weten te verstoppen achter een stapel dossiers. Dit komt de motivatie niet ten goede. De leidinggevende heeft te weinig oog voor de problemen, medewerkers snappen dat wel omdat de manager het ook erg druk heeft.

Herkent u deze situatie? Voor mij is het erg herkenbaar; ik kom hem in veel varianten tegen in allerlei organisaties. Er is gelukkig een duidelijke verklaring voor, én een oplossing die naar meer succes leidt!

 Procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie begint met structuur, keuzes maken en duidelijke communicatie hierover. Welke keuzes maakt de organisatie: waar staan wij voor, waar zijn wij goed in, wat maakt ons beter dan de concurrentie. Door deze visie te vertalen naar een aantal concrete plannen en die te kwantificeren en te voorzien van een tijdlijn wordt voor iedereen duidelijk wat er verwacht wordt. Alle medewerkers streven dan dezelfde doelen na. Pas na het maken van deze interne afspraken komt de vraag aan de klant: “Hoe zou je het willen hebben en wat mag het dan kosten”.

Door deze volgorde aan te houden ontstaat er een goede start van het proces. Lean is bijvoorbeeld een goede methodiek om de processen strak in te richten. Zelfs Lean dekt niet alle aspecten van de organisatie omdat bijvoorbeeld ook emoties, positionering en de kwaliteit van de mensen een rol spelen. Daardoor zie ik vaak de situatie dat na de eerste successen de organisatie terugvalt in het oude gedrag. Door het overstijgend organisatieperspectief bewust te gebruiken blijft de focus op de cruciale onderdelen bestaan.

Mijn visie: Procesoptimalisatie werkt veel beter als alle organisatie aspecten goed op orde zijn en regelmatig geëvalueerd worden
Onderwerpen die samen uw organisatie vormen:
• Visie en missie ontwikkeling (o.a. Samhoud)
• Leiderschapontwikkeling (o.a. Covey)
• Teamontwikkeling (divers)
• Waardeposities (Treacy en Wiersema)
• Organisatie- en Procesontwikkeling (Lean)
• Innovatiebevordering (o.a. Kim en Mauborgne)
• Positionering (marketing, divers)

Procesoptimalisatie op papier én in het hoofd

Een concreet voorbeeld dat ik tegenkwam is de organisatie die zei dat ze zowel op productontwikkeling als voor klantbeleving een 10 willen scoren en dat tegen minimale kosten. Treacy en Wiersema leggen heel duidelijk uit waarom dat niet kan. Na het maken van de keuze voor de juiste waardepositie voor de organisatie vallen de puzzelstukjes opeens wel in elkaar. Medewerkers weten beter tegen welke meetlat ze hun eigen handelen kunnen afmeten. Dat neemt niet weg dat de meeste mensen nog veel kunnen leren op het gebied van feedback geven en ontvangen (Leiderschap, teamontwikkeling). Dat is een cruciale vaardigheid om processen blijvend te optimaliseren. De praktijk heeft mij geleerd dat processen vaak wel goed omschreven zijn en dat mensen zich er toch niet aan houden. Elkaar aanspreken op dit gedrag is noodzakelijk, dit gebeurt te weinig. Door steeds opnieuw na te denken over de processen en de ruimte te creëren om deze verder te optimaliseren ontstaat de blijvend lerende organisatie.

Start vandaag!

Als leidinggevende kunt u vandaag heel concreet bovenstaande onderdelen een aantal keer in uw agenda laten terugkomen om zeker te stellen dat u er de komende maanden steeds opnieuw over nadenkt. Zo zorgt u ervoor dat de procesoptimalisatie vandaag nog begint. Met als resultaat: gemotiveerde medewerkers, managers met tijd voor het proces en de medewerkers, gestroomlijnde processen en een resultaat met maximale meerwaarde voor de klant!