Met integriteit winnen in het zakenleven

APMP heeft me gevraagd om deel te nemen aan de BPC Europe 2023 editie in De Beurs van Berlage in Amsterdam. De vraag is een sessie te verzorgen over moraal, ethiek en integriteit en hoe integriteit ook in het zakenleven een belangrijke rol speelt.

Integriteitsmanagement en de menselijke factor centraal stellen

Na meer dan achttien jaar een bureau te hebben gerund in lokale en wereldwijde PR, marketing, communicatie en netwerken heb ik besloten om mijn persoonlijke werk en missie veel meer af te stemmen op mijn werk in het bedrijfsleven. Kortom, een geïntegreerde loopbaan, zodat ik de opgedane kennis  actief kan gaan inzetten.

Bovendien heeft (een klein maar significant deel van) mijn persoonlijke geschiedenis een gebrek aan integriteit aangetoond binnen gesloten gemeenschappen. Dat heeft tot relevante activistische en klokkenluidersactiviteiten geleid. Mijn werk in het bedrijfsleven heeft me gericht op het gebrek aan integriteit binnen organisaties, zoals maar al te vaak ook in het publieke debat naar voren komt.

Gevallen van machtsstructuren, verschillende mechanismen of patronen en misbruik van reputatie- en stakeholdermanagement voor allerlei doeleinden. Denk aan diverse zaken 'witwassen', (netwerk)corruptie en meer. Denk ook aan mildere zaken, als ongezonde rivaliteit tussen bedrijven, waaronder concurrentie in de vorm van kwaadsprekerij en leugens vertellen om zaken te winnen.

De heeft tot mijn platform The Integrity Talks geleid en tot een community van vele topbeslissers in het bedrijfsleven met interesse in integriteitsmanagement in de breedste zin van het woord.

Binnen het terrein van risicomanagement, governance, ethiek, integriteit en compliance, ben ik me gaan richten op het onderdeel preventie, zoals ook in de integriteitsstandaard van COI terug te vinden is. Dus voordat het binnen een organisatie daadwerkelijk faliekant mis gaat.  De volwassenheid van integriteitsmanagement neemt toe door met de nieuwe wetgeving rond klokkenluiders & vertrouwenspersonen. Ook door de vele discussies die we eindelijk durven te voeren over bedrijfsethiek en moreel kompas. De 'helden' op dit gebied hebben altijd de menselijke factor centraal gesteld.  Dit betekent dat ik, als onderzoeker van intenties en gedrag, in staat ben te werken met mensen die toe zijn aan mindbuilding. Mensen die open staan voor verbetering en die zich meer bewust willen worden van hun kracht om wijs te kiezen. Mensen die te vinden zijn op de schaal tussen de dark triad aan de ene kant, dus de meest duistere types onder ons en de dapperen met een stevig moreel kompas aan de andere kant. 

Integriteit en menselijkheid zijn met elkaar verweven

Sterker nog, ik ben bezig met een boek over persoonlijke moraliteit. En hoe om te gaan met de vele grijze gebieden van deze tijd. Grijze gebieden gevoed door zaken zoals AI-disruptie en ESG. Dit boek zich vooral focussen op de eenvoudige, dagelijkse interacties tussen mensen en de vele keuzes binnen een zakelijke context. Keuzes die de relatie weerspiegelen die mensen hebben met zichzelf en met anderen. Keuzes die te maken hebben met wilskracht. Met andere woorden, met de The Integrity Talks zoom ik in op de empowerment van het individu binnen een organisatie en niet zozeer alleen op de leiders. De bestuurders krijgen al voldoende aandacht. Vaak zijn ze zelf onderdeel van het probleem, zoals de vele gevallen van nare integriteitsschendingen de afgelopen periode hebben verduidelijkt. En omdat er al genoeg consultants zijn die zich richten op constructies, zoals hoe een toxische versus veilige bedrijfscultuur tastbaar te maken is.
Bovendien geloof ik niet dat de top-down-benadering of de abstracte-ecosysteem-benadering, zoals een cultuur- en mentaliteitsverandering (advisory fluf met nogal een prijskaartje), voldoende werkt. Ik geloof dat organisaties ecosystemen zijn geworden waarin de persoonlijke groei van individuen voorop moet staan. Dat mensen intenties, attitudes en gedragingen alleen kunnen veranderen als hun wilskracht wordt versterkt op een manier die bij hen past, niet als hun wilskracht op wat voor manier dan ook wordt afgedwongen.

Als mensen niet integer leven, dus van binnen naar buiten, zal de buitenkant dat naar hen terugkaatsen, ook in een zakelijke context. Want hoe kunnen we verwachten dat de buitenkant goed bij ons past, als we niet eens gehoor geven aan onze eigen blauwdruk? Bovendien moeten we ons nooit geforceerd inpassen in een collectieve, zakelijke blauwdruk en daarmee ons eigen blauwdruk ondermijnen.

Anders gezegd, als een individu ervoor kiest om volgens een persoonlijke blauwdruk te leven, zal dat altijd een win-win zijn voor het individu en het collectief. Integriteit en menselijkheid zijn met elkaar verweven. Er is geen ware integriteit zonder menselijkheid en andersom.

Daarom zijn wet- en regelgeving, bedrijfsprocessen, richtlijnen en gedragscodes niet toereikend en soms zelfs irrelevant. Kortom, ik geloof in een slimme, optimale vermenselijking van organisaties om vooruit te komen. Niet alleen om een antwoord te bieden op de vele grijze gebieden van onze tijd, maar om vanuit de juiste bedoeling de relationele gehechtheid met elkaar te behouden. Gewoon omdat we mensen zijn.

Huidig sentiment in bid- en tendermanagement

Laten we het, met deze lange inleiding in het achterhoofd, hebben over bid- en tendermanagement en over BPC Europe 2023.

Om deze sessie voor te bereiden en vooral om de discussie die we op 10 maart 2023 gaan voeren te vergemakkelijken, sprak ik met verschillende soorten bid- en tendermanagementexperts in Nederland. Experts in het private en publieke domein, het bedrijfsleven en experts die optreden als intermediair tussen bedrijven, ter ondersteuning van bid- en tendermanagementprocessen. De laatste groep gaf de meest boeiende antwoorden op mijn vragen. Ik heb wel gekeken naar enkele technologieleveranciers op dit gebied, maar heb ze niet om hun input gevraagd. De gesprekken leidden tot een aantal gedachten die het huidige sentiment vertegenwoordigen:

Nederland blijkt het slechtst presterende land van de Europese Unie als het gaat om transparantie bij overheidsopdrachten. Ruim zestig cent van elke euro die de Nederlandse overheid betaalt aan private partijen blijft 'onzichtbaar'. Dit is een uitkomst op basis van een onderzoek dat door Follow The Money is uitgevoerd. 

In tegenstelling tot vele andere landen deelt de Nederlandse overheid niet veel meer dan de meest essentiële informatie in het proces, zoals vereist door de Europese Unie. Soms is die informatie zelfs onjuist. Om dit probleem aan te pakken heeft de overheid een website gelanceerd. Maar de processen blijven net 'een zwarte doos'. Het is precies het vraagstuk van de zwarte dozen versus transparante paden waar de leveranciers en bid- en tendermanagementexperts die ik sprak, zich in herkennen. 

Er is een interessante dynamiek gaande. Het domein van bid- en tendermanagement zoals we dat kennen, bestaat natuurlijk niet zomaar. De bedoeling is om deze processen volgens wet- en regelgeving te leiden en gelijke kansen en eerlijke uitkomsten te bieden. Kortom: om professionele, rechtvaardige en kosten- en tijdbesparende manieren van werken te dienen. 

Toch ontmenselijken deze processen bedrijven zozeer, dat de frustraties bij alle betrokkenen behoorlijk oplopen. Meestal zijn de intermediairs die opdrachtgevers ondersteunen bij hun bid- en tendermanagementprocessen erg gefrustreerd vanwege het gebrek aan relatiebeheer en mogelijkheden voor interactie tussen opdrachtnemers en opdrachtgevers.

Flexibele contracten op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen

Vooral de intermediairs klagen over het feit dat er geen mechanisme van kracht is, waarmee de opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar op natuurlijke wijze kunnen benaderen en aan verbetering kunnen werken. De interactie blijft extreem statisch. Want als er een persoonlijke ontmoeting zou plaatsvinden, zou de werkwijze als frauduleus worden bestempeld. Er is geen ruimte meer om met de grijze gebieden om te gaan, die het rigide kader van bid- en tendermanagementprocessen met zich meebrengt.

“Waarom moet bijna alles altijd schriftelijk en via verzoeken, of vragen en antwoorden? Hoe komt het dat zodra de markt het niet eens kan worden met een contractvorm of met de voorwaarden, dat de opdrachtgever vaak totaal geen moeite doet om de zaken aan te passen of op te lossen? We willen toch samen het beste resultaat behalen?”

Enkele logische vragen van de professionals die ik sprak. Velen van hen zijn ervan overtuigd dat alle bid- en tendermanagementprocessen de belangen van de opdrachtgevers het meeste ten goede komen, niet die van de opdrachtnemers. De experts wijzen op de huidige staat van wantrouwen als gevolg van een gebrek aan communicatie. De opdrachtgevers willen koste wat het kost hun wettelijke – dus contractuele – belangen beschermen. Hetzelfde geldt voor de aannemers, die zoveel tijd, geld, moeite, middelen en intellectueel eigendom in het proces investeren, dat ze zich hoe dan ook gevangen voelen in een kwetsbare en benadeelde positie.

Dit alles resulteert in een contract en in voorwaarden die voor beide partijen niet acceptabel zijn. Toch zullen de klanten altijd meer dan genoeg alternatieven hebben. Dus waarom zouden ze de constructies van hun manier van zakendoen veranderen? Er is altijd wel een opdrachtnemer die akkoord gaat met wat (en hoe) de klant wil. Natuurlijk proberen de opdrachtnemers hun belangen te behartigen. Maar ze blijven overgeleverd aan de genade van de opdrachtgevers in plaats van dat ze gelijken zijn.

“Als ik in de offertefase niet de telefoon kan pakken en gewoon over elkaars belangen kan praten, hoe vinden we als industrie dan de juiste balans? Alleen na afloop? Via advocaten en pijnlijke interventies? Is dat hoe we op dit gebied willen blijven werken? Zou het in het belang van alle partijen niet beter zijn als dit overleg vooraf zou plaatsvinden? Zouden niet alle partijen meer gebaat zijn bij een open en constructieve manier van werken, zonder dat er een project hoeft te worden afgesproken, dus zonder al te hoeven starten?” 

Deze vragen doen ons afvragen of dit domein inderdaad niet volwassen is voor nieuwe en iets flexibelere contracten, gebaseerd op vertrouwen in plaats van wantrouwen.

Kortom, de meeste bid- en tendermanagementprofessionals die ik heb gesproken, willen dat de discussie op 10 maart 2023 precies over dat soort flexibiliteit gaat. Maar laten we eerst nog de keerzijde van de medaille doorspreken.

Klanten vaker voor de rechter slepen?

Op het gebied van bid- en tendermanagement hebben opdrachtnemers gedurende lange tijd vol overgave op bepaalde processen geleund, omdat mensen het in zich hebben om demonisch te handelen uit eigen belang. Sterker nog, veel eigenaren van kleine bedrijven zoals ik, hebben de gevolgen van dit soort onrechtvaardige praktijken ervaren. Als ze al een plek aan tafel krijgen en mee mogen doen aan een pitch. Als ze al een eervolle kans krijgen om deel te nemen en om te winnen. Vaak vallen kleine ondernemers standaard buiten de boot, bijvoorbeeld omdat ze niet kunnen betalen om deel te nemen. Of vanwege hun beperkte capaciteit en bedrijfsstructuur. Of omdat de processen hen daarbij te kwetsbaar maken.

Hoe dan ook, de grotere bedrijven in de markt doen er vaak alles aan om hun concurrenten voorbij te streven – omdat ze zich dat kunnen veroorloven qua reputatierisico's, middelen en toekomstige planning. Demonische acties zijn wat ik noem tekenen van ongezonde rivaliteit, zoals:

• Bedrijven die anderen proberen te domineren door te pesten.
• Bedrijven die achter hun rug om de reputatie van anderen proberen te saboteren. Soms vertonen ze daarbij dubbele gezichten.
• Bedrijven die in het openbaar de spot drijven met de zwakheden van anderen.
• Bedrijven die vernederende opmerkingen maken aan anderen, in het bijzijn van autoriteiten, collega's en andere belanghebbenden. 
• Bedrijven die zich passief-agressief gedragen tegenover anderen.
• Bedrijven die nooit zullen werken met bepaalde 'soorten' mensen.

Voor alle duidelijkheid, 'bedrijven' en 'anderen' zijn mensen… Zoals we allemaal weten, doen mensen zaken met mensen. Precies dit veroorzaakt zoveel complicaties bij opdrachtnemers en bij opdrachtgevers. Juist het aspect van mensen doen zaken met mensen maakt de one-size-fits-all-benadering op zoveel manieren ineffectief. Of zoals een intermediair me emotioneel vertelde:

"Weet je? Ik zou willen dat mijn opdrachtnemers vaker zouden durven te procederen richting de opdrachtgevers. De onrechtvaardige praktijken waar we soms mee te maken krijgen, zijn behoorlijk ernstig. Maar de opdrachtnemers zullen de opdrachtgevers bijna nooit voor de rechter slepen, omdat ze bang zijn dat ze dan op de zwarte lijst komen te staan en worden uitgesloten van toekomstige pitches.

Ook al denk ik dat er opdrachtnemers zijn die hun eigen belangen behartigen door de werkelijkheid te vervormen, bijvoorbeeld door de feiten en informatie die ze aan de opdrachtgever verstrekken, ben ik ervan overtuigd dat het aantal opdrachtgevers dat de werkelijkheid vervormt veel groter is. Bijvoorbeeld door hun aanvraag terug te trekken nadat de opdrachtnemers al betaald hebben om deel te nemen en het werk hebben verricht.”

Of de wereld van bid- en tendermanagement het daarmee eens is, zal op 10 maart 2023 moeten blijken. Vanaf 10:30 CET gaan we over dit soort kwesties in gesprek in de Keurzaal van de Beurs van Berlage. Laat me in de tussentijd een paar generieke ideeën geven over succesvol zakendoen met integriteit. Ideeën die niets te maken hebben met te soft zijn, maar met bepaalde standaarden, ook wel bekend als preventieve soft checks en integriteitsmanagement.

Concurreer op het niveau van ideeën, niet mensen

Waarom niet stoppen met concurrentie zien als een intens spel in de zakenwereld? Waarom niet minder bruut en KPI-gedreven zijn en concurreren op het niveau van ideeën, niet mensen? Waarom zouden we als individuen en professionals niet trouw blijven aan onszelf en geloven in de natuurlijke volgorde van zakelijke kansen?

Waarom zouden we niet vasthouden aan onze persoonlijkheid aan de hand van een persoonlijke blauwdruk, in plaats van de wirwar van bizarre imago’s die geconstrueerd worden om als een kameleon te kunnen resoneren met klanten?

Bij PR- en marketinginspanningen: waarom niet de nadruk leggen op zakelijke feiten in plaats van misbruik te maken van zaken zoals zingeving, missie (we kunnen stellen dat missie deel uitmaakt van zingeving, maar dat is voor een ander opiniestuk), inclusiviteit en duurzaamheid op grote schaal?

Waarom zouden we ons, wanneer we met integriteit proberen te winnen met zakendoen, niet op onszelf focussen en niet op de vergelijking met anderen in de markt? Waarom zouden we geen interne processen voor innovatie stimuleren, in plaats van ons zorgen maken over anderen in de markt? Waarom zouden we de technologie niet voor blijven, door een standpunt in te nemen over wat de relationele gehechtheid en menselijkheid zal ondersteunen en wat niet? Dat iets kan en geavanceerde functionaliteiten biedt, betekent niet dat we blindelings op de kar moeten springen. 

Zo verandert kunstmatige intelligentie het bedrijfsleven op een manier die we eigenlijk anders willen. Moet er niet centraal met andere opdrachtnemers en opdrachtgevers worden overlegd hoe het moet worden, om nieuwe, technologische ontwikkelingen vroegtijdig te beïnvloeden?

Waarom breken klanten de tradities van bid- en tendermanagement niet en leggen ze geen contact met de opdrachtnemers en tussenpersonen wanneer ze geen pitch hebben? Waarom niet proactief luisteren, opnieuw evalueren en evolueren? Waarom geen duidelijke en vooral democratische waarden opstellen, die afgestemd worden op de betrokken partijen? Die verbonden zijn aan gezamenlijke doelen in plaats van alleen zakelijk gewin? Waarom die waarden niet naleven in plaats van een hoop poeha uitkramen, zonder ernaar te handelen? Of zoals een expert me vertelde: "Waarom zouden we ons niet inzetten voor een respectvol bedrijfsleven?"

Zegt u het maar.
Eerlijke feedback maakt het initiatief van BPC Europe 2023 waardevol. Vervolgens doen wat we zeggen en zeggen wat we doen, om bij te kunnen sturen waar nodig. Het is bijna onmogelijk om te veel te communiceren als het raamwerk al zo lang rigide is geweest, toch? Dus laten we daarmee beginnen. Tot dan.